Karakteristik informasi yang baik

Ketika menggunakan informasi untuk tujuan bisnis dan menyimpan informasi dalam sistem informasi, sangat penting bahwa informasi itu baik dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang benar. Karakteristik informasi yang baik adalah sebagai berikut: valid, dapat diandalkan, tepat waktu, cocok untuk tujuan, dapat diakses, hemat biaya, cukup akurat, relevan, memiliki tingkat detail yang tepat, dari sumber di mana pengguna memiliki kepercayaan diri, dapat dipahami oleh pengguna seperti dalam penggunaan software rumah sakit. Ini dijelaskan secara lebih rinci di bawah ini:

Contoh kriteria informasi yang baik dan benar

Valid: Informasi yang valid adalah informasi yang merupakan informasi yang benar dan dapat digunakan untuk keperluan yang diperlukan. Contoh valid adalah informasi yang dapat Anda percayai seperti informasi yang diberikan kepada Anda oleh badan pengelola. Informasi keuangan yang valid adalah tarif pajak yang diberikan kepada perusahaan dari Kantor Pajak Pemerintah.

Andal: Informasi yang andal jika informasi yang dapat Anda andalkan benar. Itu akan dari sumber yang valid dan tepercaya. Contoh informasi yang dapat diandalkan adalah informasi dari departemen penjualan Anda yang diberikan ke departemen keuangan tentang angka penjualan bulan lalu. Karena ini berasal dari sumber informasi internal, ini dapat diandalkan dan dapat dipercaya.

Tepat waktu: Tepat waktu adalah karakteristik penting lainnya dari informasi yang baik. Informasi tepat waktu adalah informasi yang berasal dari periode waktu yang benar. Jika sebuah perusahaan ingin menganalisis untung dan rugi saat ini maka mereka perlu mengakses angka penjualan saat ini dan bukan angka penjualan dari 10 tahun yang lalu. Kami juga dapat mengatakan bahwa informasi yang tepat waktu adalah informasi yang tersedia saat dan ketika dibutuhkan. Sebagai contoh jika seorang Manajer perlu memeriksa angka-angka penjualan untuk hari ini informasi yang tepat waktu akan menjadi informasi yang mereka dapat cetak dari kasir segera kapan saja di siang hari.

Sesuai untuk Tujuan: Informasi yang sesuai dengan tujuan berarti relevan dengan apa yang Anda butuhkan. Sebagai contoh jika Anda membuka bisnis di London maka akan disarankan untuk melihat populasi dalam area tertentu di samping tempat Anda ingin membuka bisnis. Melihat informasi tentang populasi Papua Nugini tidak akan benar-benar cocok untuk tujuan dalam hal ini.

Diakses: Informasi yang dapat diakses adalah informasi yang disimpan dengan cara yang dapat diakses dengan mudah kapan saja. Jika kita merujuk kembali ke contoh melihat angka-angka penjualan pada mesin kasir setiap saat sepanjang hari memiliki fitur mencetak penjualan saat ini dari mesin kasir berarti bahwa informasi tersebut dapat diakses. Jika butuh satu jam untuk memproses angka penjualan dan mencetaknya maka informasi ini tidak akan mudah diakses. Dapat diakses adalah karakteristik penting dari informasi yang baik karena pengguna perlu memiliki informasi yang tersedia bagi mereka ketika dan ketika mereka membutuhkannya.

Hemat Biaya: Informasi hemat biaya adalah informasi yang layak menginvestasikan waktu dan uang untuk membantu membuat keputusan bisnis. Sebagai contoh, jika Anda membayar perusahaan untuk melakukan survei untuk Anda dan biayanya £ 1000 dan Anda kemudian dapat menggunakan informasi yang disediakan untuk meningkatkan laba Anda sebesar £ 1500 pada bulan berikutnya maka ini dapat dilihat sebagai informasi yang hemat biaya. . Namun, jika biaya survei £ 50000 untuk menyelesaikan dan informasi hanya melihat kenaikan £ 100 dalam penjualan di bulan depan mereka informasi ini tidak akan dilihat sebagai biaya efektif. Informasi yang efektif biaya adalah informasi yang biayanya jauh lebih murah daripada keuntungan yang dihasilkan dari analisis dan penggunaan informasi untuk meningkatkan laba.

Cukup Akurat: Informasi akurat membantu bisnis membuat keputusan yang benar. Jika speedometer di mobil Anda keluar sebesar 20mph maka informasi ini dapat mengakibatkan Anda melanggar hukum. Demikian pula jika departemen penjualan mengirim angka penjualan yang tidak akurat ke departemen keuangan, hal ini dapat mengakibatkan perhitungan pajak yang salah bagi perusahaan yang akan menempatkan mereka dalam bahaya.

Relevan: Informasi yang relevan adalah informasi yang berkaitan langsung dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika suatu bisnis mencari cara untuk memotong biaya, mereka mungkin melihat tagihan listrik mereka dan mencoba melihat di mana mereka dapat menghemat uang. Jika toko roti melihat harga logam maka ini tidak akan menjadi informasi yang relevan dengan bisnis mereka. Informasi yang relevan untuk toko roti akan mencari harga bahan untuk digunakan dalam produk mereka.

Memiliki tingkat perincian yang tepat: Jika seseorang meminta informasi dari Anda memiliki tingkat perincian yang benar sangat penting. Misalnya, jika seorang manajer menginginkan ringkasan angka-angka penjualan selama 6 bulan terakhir, maka informasi yang memiliki tingkat perincian yang tepat dapat menunjukkan angka-angka penjualan keseluruhan untuk setiap bulan dan total keseluruhan ditambahkan bersama-sama. Memberi manajer daftar lengkap semua penjualan untuk setiap produk yang Anda jual dalam periode enam bulan dalam laporan 1000 halaman akan dianggap tidak memiliki detail yang tepat dan tidak akan menjadi ringkasan. Ketika menyajikan informasi, penting untuk memahami apa sebenarnya yang diminta oleh orang yang meminta informasi tersebut.

Dari sumber yang dipercayai oleh pengguna: Memperoleh informasi untuk tujuan bisnis berarti Anda harus mendapatkannya dari sumber yang layak dan dapat dipercaya. Jika Anda menginginkan informasi tentang populasi Korea maka menggunakan Wikipedia mungkin tidak dianggap 100% andal dan Anda mungkin tidak 100% percaya diri dalam menggunakan sumber ini. Namun, jika Anda melihat informasi sensus dari Pemerintah Korea, Anda dapat mengatakan berapa populasi pada saat sensus diambil.

Dapat dimengerti oleh pengguna: Informasi yang digunakan untuk tujuan bisnis harus dapat dipahami oleh pengguna akhir. Jika orang non keuangan menginginkan informasi tentang penjualan selama 3 tahun terakhir dan Anda memberi mereka satu set angka kompleks yang diambil dari database tanpa total yang jelas maka mereka tidak akan memahaminya. Namun, jika Anda tahu persis apa yang mereka inginkan, Anda dapat menyajikannya dengan grafik yang mudah dibaca dengan instruksi yang jelas tentang total penjualan untuk masing-masing dari 3 tahun terakhir.

Mengetahui apa karakteristik informasi yang baik adalah keterampilan penting untuk membuat keputusan bisnis yang benar. Jika Anda menyukai artikel ini dan merasa terbantu, silakan berbagi